Nicht immer ist es aus finanzieller Sicht sinnvoll, wenn man als kleines Unternehmen oder Einzelunternehmer ein eigenes Büro unterhält. Coworking ist eine Möglichkeit, günstig einen flexiblen Arbeitsplatz zu buchen. Eine weitere Lösung nennt sich Shared Office. Bei diesem Konzept mietet man gemeinsam mit anderen Unternehmen ein Gewerbeobjekt.
Alternativ können auch bestehende Unternehmen freie Flächen im eigenen Gewerbeobjekt an kleine Unternehmen untervermieten und so leere Räume sinnvoll nutzen. Jedenfalls teilen sich mehrere Parteien eine Immobilie. Manchmal wird Shared Office deshalb auch als Bürogemeinschaft analog zur Wohngemeinschaft erklärt.
Ein eigenes Büro bietet Privatsphäre, Planungssicherheit und Gestaltungsfreiheit. Man muss sich mit niemandem absprechen und kann alles so einrichten, wie es für das Unternehmen am besten passt. In der Bürogemeinschaft hingegen ist es häufig so, dass bereits Mobiliar vorhanden ist oder gemeinsam mit anderen Parteien angeschafft wird. Das spart Kosten, schränkt aber auch die Gestaltungsfreiheit ein.
Normalerweise können die verschiedenen Firmen auch nach außen hin eigenständig präsentiert werden, z. B. durch ein Schild im Eingangsbereich. Ein wesentlicher Unterschied zum herkömmlichen Büro ist, dass man in der gemeinschaftlich genutzten Immobilie in der Regel eine deutlich flexiblere Mietdauer vereinbaren kann. Normalerweise gehen gewerbliche Mietverträge über einen längeren Zeitraum, doch in einer Bürogemeinschaft können die einzelnen Parteien auch häufiger wechseln, z. B. wenn das Unternehmen zu groß für den Standort wird.
Coworking Spaces sind beliebt bei sehr kleinen Unternehmen oder Freelancern. Man mietet einzelne Arbeitsplätze in einem großen Büro und hat die Option auf sehr kurzfristige, bedarfsgerechte Mietverhältnisse. Damit ist man noch flexibler als beim gemeinsamen Büro. Der Nachteil ist, dass man je nach Struktur und anders als im Shared Office wenig Chance auf Privatsphäre hat. Es ist eher üblich, dass man sich eine Location mit Personen teilt, die nichts mit dem eigenen Unternehmen zu tun haben. Auch kann man sein Unternehmen nicht nach außen hin präsentieren oder verbindlich einen festen Arbeitsplatz buchen.
Für den aktuellen Bedarf von Unternehmen gibt es sowohl in der Stadt, als auch immer mehr im ländlichen Raum unzählige Angebote für Shared Office oder Coworking. Jedoch bringt Hybrides Arbeiten getrieben u.A. auch von COVID-19 mit sich, dass bei Gewerbeimmobilien die Nachfrage sinkt. Denn man kann mit bestehendem Raum mehr erreichen. Flexibilität und schnelle Skalierbarkeit bieten Shared-Modelle der Büro- und Arbeitsplatz-Vermietung sowie der Raumbuchung.
Eine smarte Coworking Management Software, Desk Sharing Tool oder Shared Office Software erleichtert die Organisation und die Buchung für alle Beteiligten Mitarbeiter und Unternehmen. Denn nur mit einer guten Organisation und klaren Regeln gelingt auch die gemeinsame Nutzung einer Immobilie mit einem Shared Office Konzept.
