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September 2024

Praxisnaher Ratgeber und Checkliste für E-Rechnungen

Am 01.01.2025 kommt die gesetzliche Pflicht zur Nutzung der elektronischen Rechnung. Während manche Unternehmen, Behörden und weitere Dienste der öffentlichen Verwaltung bereits auf E-Rechnungen umgestiegen sind, stellt diese Umstellung für einige eine Herausforderung dar. 

Wir stellen Ihnen eine praktische Checkliste für die problemlose Implementierung der E-Rechnung zur Verfügung. 

In 5 Schritten zur E-Rechnung 

Auch wenn die Implementierung der E-Rechnung oft erstmal als Hürde gesehen wird, ist es wohl eindeutig, dass sie langfristig zahlreiche Vorteile mit sich bringt. 

  E-Rechnung PDF/Papierrechnung
Umweltbelastung Kein Tinten- und Papierverbrauch, reduziert CO2-Emissionen Hoher Verbrauch von Papier und Tinte, höherer CO2-Fußabdruck
Effizienz Automatisierte Verarbeitung und Versand per Email steigern die Effizienz Manuelle Verarbeitung und längere Versandzeiten auf dem Postweg
Kosten Geringere Kosten für Druck, Versand und Lagerung Höhere Kosten für Druck, Porto und Lagerung
Platzbedarf Kein physischer Lagerraum nötig, digitale Archivierung Erfordert physischen Lagerraum
Fehleranfälligkeit Reduzierte Fehler durch automatisierte Prozesse Höhere Fehlerquote durch manuelle Eingaben
Sicherheit Verschlüsselte Übertragung, geringeres Verlustrisiko Risiko von Verlust oder Beschädigung während des Versands

Die Umstellung auf die Verwendung von elektronischen Rechnungen kann in nur wenigen Wochen realisiert werden. Hier eine detaillierte Anleitung, damit Sie alle Voraussetzungen für die elektronische Rechnung erfüllen und die E-Rechnungsverordnung kein Hindernis mehr darstellt. 

Klarheit verschafften

Bevor Sie mit der Umstellung auf E-Rechnungen beginnen, ist es entscheidend, sich umfassend über die geltenden Anforderungen und Standards zu informieren. Dies umfasst insbesondere die EN 16931-Norm und die relevanten EU-Richtlinien sowie die verschiedenen E-Rechnungsstandards wie XRechnung und ZUGFeRD. Hier sind die wichtigsten Details, die Sie kennen sollten:

  1.  EN 16931 und EU-Richtlinien

Die EN 16931-Norm ist der europäische Standard für die elektronische Rechnung und definiert die allgemeinen Anforderungen, wenn es um das Erstellen, Senden und Archivieren von E-Rechnungen geht. 

Diese Norm stellt sicher, dass Online-Rechnungen alle notwendigen Informationen enthalten und in einem standardisierten Format vorliegen, das von den Behörden und Unternehmen akzeptiert wird.

Zusätzlich zur EN 16931 sind EU-Richtlinien relevant, die spezifische Anforderungen für E-Rechnungen festlegen. Diese Richtlinien zielen darauf ab, die E-Rechnungsstellung in der gesamten Europäischen Union zu vereinheitlichen und zu fördern. Die wichtigsten Richtlinien beinhalten:

  • Richtlinie 2014/55/EU: Diese Richtlinie verpflichtet öffentliche Auftraggeber in der EU dazu, E-Rechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten. Sie definiert die technischen Spezifikationen und den Standard, den E-Rechnungen erfüllen müssen.
  • Richtlinie 2010/45/EU: Die Richtlinie regelt die steuerliche Behandlung von E-Rechnungen und stellt sicher, dass sie den gleichen rechtlichen Status wie Papierdokumente haben.
  1. E-Rechnungsstandards: XRechnung und ZUGFeRD

In Deutschland sind 2 wesentliche E-Rechnungsstandards in Gebrauch, nämlich XRechnung und ZUGFeRD. Beide Standards sind gültig und können je nach Bedarf verwendet werden. Jedoch haben sie unterschiedliche Formate und Anwendungsmöglichkeiten:

  • XRechnung: Dieser Standard basiert auf dem XML-Format und ist speziell für die Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland vorgesehen. XRechnung ist ein rein digitales Format ohne visuelle Ausgabe.
  • ZUGFeRD: Im Gegensatz zu XRechnung verwendet ZUGFeRD ein PDF-Dokument mit eingebetteter XML-Datei. Dieses Format kombiniert die visuelle Darstellung einer Rechnung im PDF-Format mit den strukturierten Daten der XML-Datei. 

Personal informieren 

Damit die Umstellung auf elektronische Rechnungen reibungslos verläuft, sollten Sie Ihr Team von Beginn an mit einbeziehen. 

  • Informieren Sie alle Mitarbeitenden frühzeitig über geplante Änderungen.
  • Machen Sie alle relevanten Informationen zu neuen Prozessen und Arbeitsweisen zugänglich.
  • Nutzen Sie Handbücher, Checklisten und FAQ-Dokumente als Referenz, um häufige Fragen zu beantworten.
  • Organisieren Sie Informationsveranstaltungen, um Unsicherheiten und Sorgen zu beseitigen.

Halten Sie Ihr Team weiterhin durch regelmäßige Updates informiert über den Fortschritt der Umstellung und etwaige Änderungen. Unterstützung durch Ansprechpersonen oder digitalen Support ist ebenfalls eine sinnvolle Option. 

IT-Umstellung 

Zugegeben, die Umstellung Ihrer IT-Infrastruktur für die digitale Rechnungsstellung ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. Beginnen Sie daher am besten mit einer Bestandsaufnahme und folgen Sie den weiteren Schritten:  

  1. Systemprüfung und Vorbereitung:
  • Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch, um die Systemkompatibilität sicherzustellen.
  • Überprüfen Sie Ihr Buchhaltungs- und Finanzsystem (z. B. SAP, Datev), um sicherzustellen, dass E-Rechnungen verarbeitet werden können.
  • Aktualisieren Sie bestehende Software und führen Sie notwendige Updates rechtzeitig durch.
  1. Sicherheit gewährleisten:
  • Scannen Sie alle eingehenden Dateien auf Viren und potenzielle Bedrohungen.
  • Vermeiden Sie unsichere Dateiformate wie „.exe“. 
  • Veraltete Buchhaltungs- und Finanzsysteme stellen für E-Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung eine Herausforderung dar. 
  • Schulen Sie Ihr Team im sicheren Umgang mit E-Rechnungen.
  1. Investition in eine geeignete Softwarelösung:
  • Eine moderne E-Rechnungslösung sollte nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrierbar sein.
  • Locaboo erfüllt alle relevanten Standards und bietet eine sichere und effiziente Lösung.

 

Schulungen und Testphasen 

Eine gründliche Vorbereitung durch Schulungen und Testphasen ist entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung der E-Rechnung. Daher gilt: 

  • Bieten Sie umfassende Schulungen an 

Bevor die E-Rechnung in den Arbeitsalltag integriert wird, müssen alle Mitarbeitenden umfassend geschult werden. Die Schulungen sollten sicherstellen, dass jeder mit dem neuen Prozess und den verwendeten Tools vertraut ist. Nur so können Mitarbeiter auch in stressigen Situationen sicher und effizient mit den neuen Anforderungen umgehen.

  • Führen Sie Testphasen durch 

Um sicherzustellen, dass die E-Rechnungssysteme reibungslos funktionieren, sind gründliche Tests unerlässlich. Diese Tests überprüfen, ob die Belegschaft in der Lage ist, E-Rechnungen korrekt zu empfangen und zu verarbeiten. 

Ein Beispiel für eine Testmaßnahme ist die Einrichtung von spezifischen Email-Adressen, wie einer zentralen Rechnungs-Email-Adresse, um den Empfang und die Verwaltung von E-Rechnungen zu organisieren.

  • Passen Sie aktuelle Prozesse an

Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Prozesse geschaffen oder angepasst werden, um das Schreiben von E-Rechnungen zu unterstützen. Dies umfasst die Integration von E-Rechnungen in bestehende Arbeitsabläufe und die Schaffung eines klaren Rahmens für die Bearbeitung und Archivierung von elektronischen Rechnungen. 

Implementierung der E-Rechnungsstellung, Monitoring und Feedback 

Beginnen Sie mit der ersten Anwendung der E-Rechnung und beobachten Sie, wie das System in der Praxis funktioniert. Achten Sie darauf, ob alle Prozesse wie geplant ablaufen und ob es technische oder organisatorische Schwierigkeiten gibt.

Monitoring und Optimierung:

  • Führen Sie kontinuierliches Monitoring durch, um die Systemleistung zu überwachen.
  • Identifizieren und bewerten Sie Schwachstellen, um notwendige Verbesserungen vorzunehmen.

Feedback aus der Praxis:

  • Fördern Sie den Austausch zwischen internen und externen Beteiligten.
  • Sammeln Sie regelmäßig Feedback von Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten.
  • Nutzen Sie Rückmeldungen, um Prozesse gezielt zu optimieren.

Durch diese Maßnahmen stellen Sie sicher, dass die E-Rechnung optimal in Ihren Geschäftsalltag integriert wird.

Mit dieser Checkliste sind Sie fit für die E-Rechnungsstellung

Hier nochmal eine Checkliste, mit der Sie schnell und auf einen Blick feststellen können, ob Sie alle Kriterien für die erfolgreiche Implementierung der digitalen Rechnungsstellung erfüllen. 

  • Sicherstellen, dass die neuen Prozesse den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) entsprechen
  • Datenschutzanforderungen (DSGVO) einhalten
  • Gesetzliche Anforderungen der E-Rechnungsverordnung erfüllen
  • Entsprechende Soft- und Hardware für die Rechnungsverarbeitung anschaffen und die Unterstützung gängiger Standards wie XRechnung sicherstellen
  • In- und Auslandskompatibilität gewährleisten und die Integration von Partnern sicherstellen
  • Integration in die vorhandenen EDV-Systeme und Definition der Workflows vornehmen
  • Gründliche Schulungen des Personals durchführen
  • Testphase und schrittweise Einführung der neuen Prozesse umsetzen
  • Regelmäßiges Monitoring und Feedbackschleifen einführen und gegebenenfalls Optimierungen vornehmen
  • Analyse der Implementierungs- und Betriebskosten durchführen

Locaboo deckt E-Rechnungen bereits umfassend in der Software ab. Somit können Sie Ihre Rechnungen im E-Rechnungsformat erstellen und weiterverwenden. 

Wir begleiten Sie dabei, den bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung mit einer positiven Perspektive zu gestalten. Nutzen Sie die Chance, den Fortschritt aktiv zu gestalten und sich für eine nachhaltige und effiziente Zukunft der Rechnungsstellung zu positionieren. Unser Expertenteam steht Ihnen gerne unterstützend zur Seite. 

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