Am 01.01.2025 kommt die gesetzliche Pflicht zur Nutzung der elektronischen Rechnung. Während manche Unternehmen, Behörden und weitere Dienste der öffentlichen Verwaltung bereits auf E-Rechnungen umgestiegen sind, stellt diese Umstellung für einige eine Herausforderung dar.
Wir stellen Ihnen eine praktische Checkliste für die problemlose Implementierung der E-Rechnung zur Verfügung.
Auch wenn die Implementierung der E-Rechnung oft erstmal als Hürde gesehen wird, ist es wohl eindeutig, dass sie langfristig zahlreiche Vorteile mit sich bringt.
Die Umstellung auf die Verwendung von elektronischen Rechnungen kann in nur wenigen Wochen realisiert werden. Hier eine detaillierte Anleitung, damit Sie alle Voraussetzungen für die elektronische Rechnung erfüllen und die E-Rechnungsverordnung kein Hindernis mehr darstellt.
Bevor Sie mit der Umstellung auf E-Rechnungen beginnen, ist es entscheidend, sich umfassend über die geltenden Anforderungen und Standards zu informieren. Dies umfasst insbesondere die EN 16931-Norm und die relevanten EU-Richtlinien sowie die verschiedenen E-Rechnungsstandards wie XRechnung und ZUGFeRD. Hier sind die wichtigsten Details, die Sie kennen sollten:
Die EN 16931-Norm ist der europäische Standard für die elektronische Rechnung und definiert die allgemeinen Anforderungen, wenn es um das Erstellen, Senden und Archivieren von E-Rechnungen geht.
Diese Norm stellt sicher, dass Online-Rechnungen alle notwendigen Informationen enthalten und in einem standardisierten Format vorliegen, das von den Behörden und Unternehmen akzeptiert wird.
Zusätzlich zur EN 16931 sind EU-Richtlinien relevant, die spezifische Anforderungen für E-Rechnungen festlegen. Diese Richtlinien zielen darauf ab, die E-Rechnungsstellung in der gesamten Europäischen Union zu vereinheitlichen und zu fördern. Die wichtigsten Richtlinien beinhalten:
In Deutschland sind 2 wesentliche E-Rechnungsstandards in Gebrauch, nämlich XRechnung und ZUGFeRD. Beide Standards sind gültig und können je nach Bedarf verwendet werden. Jedoch haben sie unterschiedliche Formate und Anwendungsmöglichkeiten:
Damit die Umstellung auf elektronische Rechnungen reibungslos verläuft, sollten Sie Ihr Team von Beginn an mit einbeziehen.
Halten Sie Ihr Team weiterhin durch regelmäßige Updates informiert über den Fortschritt der Umstellung und etwaige Änderungen. Unterstützung durch Ansprechpersonen oder digitalen Support ist ebenfalls eine sinnvolle Option.
Zugegeben, die Umstellung Ihrer IT-Infrastruktur für die digitale Rechnungsstellung ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. Beginnen Sie daher am besten mit einer Bestandsaufnahme und folgen Sie den weiteren Schritten:
Eine gründliche Vorbereitung durch Schulungen und Testphasen ist entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung der E-Rechnung. Daher gilt:
Bevor die E-Rechnung in den Arbeitsalltag integriert wird, müssen alle Mitarbeitenden umfassend geschult werden. Die Schulungen sollten sicherstellen, dass jeder mit dem neuen Prozess und den verwendeten Tools vertraut ist. Nur so können Mitarbeiter auch in stressigen Situationen sicher und effizient mit den neuen Anforderungen umgehen.
Um sicherzustellen, dass die E-Rechnungssysteme reibungslos funktionieren, sind gründliche Tests unerlässlich. Diese Tests überprüfen, ob die Belegschaft in der Lage ist, E-Rechnungen korrekt zu empfangen und zu verarbeiten.
Ein Beispiel für eine Testmaßnahme ist die Einrichtung von spezifischen Email-Adressen, wie einer zentralen Rechnungs-Email-Adresse, um den Empfang und die Verwaltung von E-Rechnungen zu organisieren.
Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Prozesse geschaffen oder angepasst werden, um das Schreiben von E-Rechnungen zu unterstützen. Dies umfasst die Integration von E-Rechnungen in bestehende Arbeitsabläufe und die Schaffung eines klaren Rahmens für die Bearbeitung und Archivierung von elektronischen Rechnungen.
Beginnen Sie mit der ersten Anwendung der E-Rechnung und beobachten Sie, wie das System in der Praxis funktioniert. Achten Sie darauf, ob alle Prozesse wie geplant ablaufen und ob es technische oder organisatorische Schwierigkeiten gibt.
Monitoring und Optimierung:
Feedback aus der Praxis:
Durch diese Maßnahmen stellen Sie sicher, dass die E-Rechnung optimal in Ihren Geschäftsalltag integriert wird.
Hier nochmal eine Checkliste, mit der Sie schnell und auf einen Blick feststellen können, ob Sie alle Kriterien für die erfolgreiche Implementierung der digitalen Rechnungsstellung erfüllen.
Locaboo deckt E-Rechnungen bereits umfassend in der Software ab. Somit können Sie Ihre Rechnungen im E-Rechnungsformat erstellen und weiterverwenden.
Wir begleiten Sie dabei, den bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung mit einer positiven Perspektive zu gestalten. Nutzen Sie die Chance, den Fortschritt aktiv zu gestalten und sich für eine nachhaltige und effiziente Zukunft der Rechnungsstellung zu positionieren. Unser Expertenteam steht Ihnen gerne unterstützend zur Seite.