Am 01.01.2025 kommt die gesetzliche Pflicht zur Nutzung der elektronischen Rechnung. Während manche Unternehmen, Behörden und weitere Dienste der öffentlichen Verwaltung bereits auf E-Rechnungen umgestiegen sind, stellt diese Umstellung für einige eine Herausforderung dar.
Wir stellen Ihnen eine praktische Checkliste für die problemlose Implementierung der E-Rechnung zur Verfügung.
Auch wenn die Implementierung der E-Rechnung oft erstmal als Hürde gesehen wird, ist es wohl eindeutig, dass sie langfristig zahlreiche Vorteile mit sich bringt.
Die Umstellung auf die Verwendung von elektronischen Rechnungen kann in nur wenigen Wochen realisiert werden. Hier eine detaillierte Anleitung, damit Sie alle Voraussetzungen für die elektronische Rechnung erfüllen und die E-Rechnungsverordnung kein Hindernis mehr darstellt.
Bevor Sie mit der Umstellung auf E-Rechnungen beginnen, ist es entscheidend, sich umfassend über die geltenden Anforderungen und Standards zu informieren. Dies umfasst insbesondere die EN 16931-Norm und die relevanten EU-Richtlinien sowie die verschiedenen E-Rechnungsstandards wie XRechnung und ZUGFeRD. Hier sind die wichtigsten Details, die Sie kennen sollten:
Die EN 16931-Norm ist der europäische Standard für die elektronische Rechnung und definiert die allgemeinen Anforderungen, wenn es um das Erstellen, Senden und Archivieren von E-Rechnungen geht.
Diese Norm stellt sicher, dass Online-Rechnungen alle notwendigen Informationen enthalten und in einem standardisierten Format vorliegen, das von den Behörden und Unternehmen akzeptiert wird.
Zusätzlich zur EN 16931 sind EU-Richtlinien relevant, die spezifische Anforderungen für E-Rechnungen festlegen. Diese Richtlinien zielen darauf ab, die E-Rechnungsstellung in der gesamten Europäischen Union zu vereinheitlichen und zu fördern. Die wichtigsten Richtlinien beinhalten:
In Deutschland sind 2 wesentliche E-Rechnungsstandards in Gebrauch, nämlich XRechnung und ZUGFeRD. Beide Standards sind gültig und können je nach Bedarf verwendet werden. Jedoch haben sie unterschiedliche Formate und Anwendungsmöglichkeiten:
Damit die Umstellung auf elektronische Rechnungen reibungslos verläuft, sollten Sie Ihr Team von Beginn an mit einbeziehen. Informieren Sie daher alle Mitarbeitenden frühzeitig über geplante Änderungen. Sobald weitere Informationen zu neuen Prozessen und Arbeitsweisen vorhanden sind, sollten Sie diese für alle zugänglich machen.
Auch Handbücher, Checklisten und FAQ-Dokumente dienen als Referenz und können häufige Fragen beantworten. Informationsveranstaltungen stellen ebenfalls den idealen Rahmen, um Zweifel und Sorgen beim Personal zu beseitigen.
Halten Sie Ihr Team weiterhin durch regelmäßige Updates informiert über den Fortschritt der Umstellung und etwaige Änderungen. Unterstützung durch Ansprechpersonen oder digitalen Support ist ebenfalls eine sinnvolle Option.
Zugegeben, die Umstellung Ihrer IT-Infrastruktur für die digitale Rechnungsstellung ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. Beginnen Sie daher am besten mit einer Bestandsaufnahme, um Systemkompatibilität sicherzustellen.
Ihr Buchhaltungs- und Finanzsystem, wie zum Beispiel SAP oder Datev, muss in der Lage sein, E-Rechnungen sowohl anzunehmen als auch zu verarbeiten und zu erstellen. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Systeme entsprechend, um sicherzustellen, dass sie die neuen Anforderungen erfüllen. Notwendige Updates sollten rechtzeitig eingespielt werden.
Besonders für E-Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung stellen veraltete Buchhaltungs- und Finanzsysteme eine Herausforderung dar. Diese Systeme müssen angepasst oder aufgerüstet werden, um den aktuellen Anforderungen der E-Rechnung gerecht zu werden.
Achten Sie zusätzlich auf die Sicherheit Ihrer Systeme. Überprüfen Sie alle eingehenden Dateien auf Viren und andere Bedrohungen, insbesondere bei externen Quellen. Vermeiden Sie Risiken durch das Öffnen von unsicheren Dateiformaten wie „.exe“ und bieten Sie Ihrem Team interne Sicherheitsschulungen zum Umgang mit E-Rechnungen an.
Schlussendlich müssen Sie auch in eine geeignete Softwarelösung investieren. Locaboo erfüllt alle Standards für E-Rechnungen, kann nahtlos mit anderen Systemen integriert werden und gewährleistet so eine sichere und robuste Lösung für die Umstellung auf digitale Rechnungen.
Eine gründliche Vorbereitung durch Schulungen und Testphasen ist entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung der E-Rechnung. Daher gilt:
Bevor die E-Rechnung in den Arbeitsalltag integriert wird, müssen alle Mitarbeitenden umfassend geschult werden. Die Schulungen sollten sicherstellen, dass jeder mit dem neuen Prozess und den verwendeten Tools vertraut ist. Nur so können Mitarbeiter auch in stressigen Situationen sicher und effizient mit den neuen Anforderungen umgehen.
Um sicherzustellen, dass die E-Rechnungssysteme reibungslos funktionieren, sind gründliche Tests unerlässlich. Diese Tests überprüfen, ob die Belegschaft in der Lage ist, E-Rechnungen korrekt zu empfangen und zu verarbeiten.
Ein Beispiel für eine Testmaßnahme ist die Einrichtung von spezifischen Email-Adressen, wie einer zentralen Rechnungs-Email-Adresse, um den Empfang und die Verwaltung von E-Rechnungen zu organisieren.
Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Prozesse geschaffen oder angepasst werden, um das Schreiben von E-Rechnungen zu unterstützen. Dies umfasst die Integration von E-Rechnungen in bestehende Arbeitsabläufe und die Schaffung eines klaren Rahmens für die Bearbeitung und Archivierung von elektronischen Rechnungen.
Beginnen Sie mit der ersten Anwendung der E-Rechnung und beobachten Sie, wie das System in der Praxis funktioniert. Achten Sie darauf, ob alle Prozesse wie geplant ablaufen und ob es technische oder organisatorische Schwierigkeiten gibt.
Wenn Sie nun der Pflicht der Verwendung der digitalen Rechnung nachgehen, sollten Sie weiterhin achtsam sein. Führen Sie daher kontinuierliches Monitoring durch, um die Leistung des Systems zu überwachen. So können Sie etwaige Probleme oder Schwachstellen identifizieren und bewerten, um Verbesserung notwendig ist.
Außerdem sollten Sie die Kommunikation zwischen internen und externen Beteiligten fördern. Was sagt Ihr Team und wie funktionieren die Prozesse in Zusammenarbeit mit Kunden oder Lieferanten? Regelmäßiges Feedback hilft dabei, mögliche Schwierigkeiten schnell zu erkennen und Lösungen zu finden.
Hier nochmal eine Checkliste, mit der Sie schnell und auf einen Blick feststellen können, ob Sie alle Kriterien für die erfolgreiche Implementierung der digitalen Rechnungsstellung erfüllen.
Locaboo deckt E-Rechnungen bereits umfassend in der Software ab. Somit können Sie Ihre Rechnungen im E-Rechnungsformat erstellen und weiterverwenden.
Wir begleiten Sie dabei, den bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung mit einer positiven Perspektive zu gestalten. Nutzen Sie die Chance, den Fortschritt aktiv zu gestalten und sich für eine nachhaltige und effiziente Zukunft der Rechnungsstellung zu positionieren. Unser Expertenteam steht Ihnen gerne unterstützend zur Seite.