Nicht nur die Verwaltung von Ressourcen spielt für Kommunen eine wichtige Rolle. Auch eine fortschrittliche Lösung in der Buchhaltung ist essenziell, um die Modernisierung weiter voranzutreiben. Locaboo arbeitet dazu mit der komuna GmbH zusammen. Komuna bietet eine Buchhaltungsschnittstelle an, die die Abwicklung der Buchhaltung in der öffentlichen Verwaltung weiter vereinfacht. In diesem Beitrag gehen wir auf den aktuellen Prozess, die Herausforderung, sowie die Lösung ein und erläutern, wie Kommunen von dieser Schnittstelle profitieren.
Ohne eine automatisierte Lösung müssen Verwaltungsmitarbeiter in Kommunen Belege noch manuell in HKR-Systeme übertragen. Dabei muss anhand der Inhalte auf einer Rechnung herausgefunden werden, auf welche Haushaltsstellen diese gebucht werden müssen. Die manuelle Zuordnung der Belege zu den richtigen Konten kann zu Buchhaltungsfehlern führen und erfordert eine hohe Konzentration und Sorgfalt von den Mitarbeitenden. Auch das Handling von Gebührenordnungen und der korrekten Zuordnung der Mehrwertsteuer stellt eine weitere Herausforderung dar. Eine durchgängige digitale Lösung war bislang schwer umzusetzen.
Komuna GmbH ist bereits seit 30 Jahren auf dem Markt und spezialisiert auf die Beratung und Betreuung von Kommunalverwaltungen beim Einsatz von IT-Lösungen. Dabei liegt ihr Fokus auf dem Finanzwesen. Für Bayern hat komuna das exklusive Verkaufsrecht für die umfassende Buchhaltungssoftware CIP erhalten. Das gemeinsame Ziel von komuna und Locaboo ist es, allen Kommunen in Bayern diese Lösung anzubieten, damit diese von der großen Arbeitserleichterung profitieren können. So sorgen wir ab sofort gemeinsam dafür, dass die Daten nahtlos zwischen den Systemen übertragen werden können.
Unsere Softwarelösung bildet damit eine weitere Brücke zwischen Buchhaltungssystemen und der ganzheitlichen Abwicklung und Verwaltung von öffentlichen Ressourcen. Unsere Software legt großen Wert auf die Benutzerfreundlichkeit und einfache Bedienbarkeit und unser Fokus ist es, Verwaltungsmitarbeitern den Alltag zu erleichtern und sie von zeitintensiven, fehleranfälligen Aufgaben zu entlasten. Mit komuna als Schnittstellenpartner wird die Buchhaltung für Kommunen noch einmal deutlich effizienter.
Locaboo bietet Kommunen die Möglichkeit, ihre Gebührenordnung in der Software zu hinterlegen, die dann automatisch auf den entsprechenden Betrag mit der korrekten Mehrwertsteuer auswählt. Mit der Schnittstelle zum Buchhaltungssystem wird so sichergestellt, dass die richtigen Tarife und MwSt.-Sätze berechnet werden. Dies reduziert die administrative Arbeit für die Verwaltungsmitarbeiter.
Locaboo bietet zudem die Möglichkeit, Kundendaten explizit für CIP zu importieren. In vielen Fällen existieren bereits Personenkonten in den HKR-Systemen der Kommunen. Dank der Schnittstelle können diese Personenkonten nun in die Locaboo übertragen werden, was die Zuordnung und Verwaltung dieser Daten deutlich erleichtert. Dies verhindert Dubletten und minimiert die Fehlerquelle bei der Zuordnung von Belegen, Zahlungen und Gebühren.
Außerdem können wir von Locaboo beide Haushaltstypen, Doppik und Kameral, abbilden, sodass bei Bedarf eine Umstellung der Haushaltstypen einfach möglich ist. So bleiben Kommunen flexibel und können eine Änderung leicht vornehmen.
Die Schnittstelle CIP in der Version KD ist eine derzeit viel genutzte Version auf dem Markt. Über Locaboo kann allerdings nicht nur die bisherige Version KD angesteuert werden, sondern auch das neue Finanzverfahren K1. Das bedeutet, dass Kommunen, die derzeit mit CIP-KD arbeiten, auch problemlos auf K1 umsteigen können, ohne dass neue Schnittstellen oder Anpassungen notwendig sind. Durch den nahtlosen Übergang können alle bisherigen Daten weiter genutzt werden.
Und so funktioniert es:
Durch die Kooperation zwischen komuna und Locaboo sichern sich Städte, Gemeinden und Kommunen viele Vorteile: Effizientere Abwicklung der Buchhaltung, Fehlerreduktion und eine zukunftssichere Möglichkeit, die Buchhaltung und Gebührenverwaltung zu digitalisieren. Zusammen mit dem großen Funktionsumfang von Locaboo, das den Verwaltungsprozess von Ressourcen Ende-zu-Ende abbildet, wird die Modernisierung und Digitalisierung im öffentlichen Sektor weiter vorangetrieben.
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