Ab 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für B2B Transaktionen in Deutschland zur Verpflichtung. Auch wenn für die Verordnung eine Übergangsfrist besteht, wird die vollständige Einhaltung bis spätestens 2028 erwartet.
Für öffentliche Stellen in Deutschland ist der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen jedoch bereits seit 2019 verpflichtend. Seit Mitte 2020 müssen auch Lieferanten des öffentlichen Sektors elektronische Rechnungen verwenden.
Die Digitalisierung der öffentlichen Dienste ist in den letzten Jahren ein Schwerpunkt für Städte und Gemeinden gewesen. Elektronische Rechnungen spielen bei diesem Wandel eine zentrale Rolle und stehen im Einklang mit den Zielen der nachhaltigen Entwicklung. Da sie eine effiziente Ressourcennutzung fördern und den CO2-Fußabdruck verringern.
Seit 2020 müssen staatliche und kommunale Behörden in Deutschland elektronische Rechnungen erhalten und verarbeiten können. Was einen wichtigen Schritt in Richtung Modernisierung der öffentlichen Verwaltung darstellt. Dieser Aspekt verbessert nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern schafft auch ein richtungsweisendes Muster für eine nachhaltige und korrekte Verwaltung.
Mit der Verabschiedung des Wachstumschancen-Gesetzes im Bundestag wird die Nutzung von E-Rechnungen auch für innerstaatliche Geschäftstransaktionen verpflichtend. Das soll finanzielle Abläufe optimieren und den Verwaltungsaufwand verringern. Da die Umsetzung für manche mit großem Aufwand verbunden sein wird, gibt es genau definierte Übergangsfristen. Die Umsetzung erfolgt daher in drei Phasen:
Konkret bedeutet das:
Die Pflicht zur Einführung E-Rechnungen in der öffentliche Verwaltung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
E-Rechnungen müssen dem EN 16931-Standard entsprechen. Wobei EDI-Standards mit dem Empfänger vereinbart werden können.
Um trotzdem von Beginn an alle Voraussetzungen für die richtige Verwendung von elektronische Rechnungen zu erfüllen, können sich Behörden und Unternehmen an folgenden zwei Regelungen orientieren:
Die E-Rech-V schreibt vor, dass öffentliche Verwaltungen in Deutschland in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Verordnung regelt die technischen und verfahrenstechnischen Voraussetzungen für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung in staatlichen und kommunalen Behörden.
Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle öffentlichen Stellen elektronische Rechnungen effizient verarbeiten können, um so die manuelle Bearbeitung zu reduzieren, Fehler zu minimieren und die Produktivität insgesamt zu steigern.
Wesentliche Bestandteile der E-Rech-V sind:
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU standardisiert das Format der elektronischen Rechnungsstellung in der gesamten Europäischen Union. Um Interoperabilität zu gewährleisten und grenzüberschreitende Transaktionen zu vereinfachen. Ziel dieser Richtlinie ist es, einen kohärenten Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung zu schaffen, der einen reibungsloseren und effizienteren Handel und Finanzaustausch innerhalb der EU ermöglicht.
Zu den wichtigsten Aspekten der Richtlinie gehören:
München
München hat als eine der ersten großen Städte in Deutschland E-Rechnungen eingeführt. Die Stadt nutzt die E-Rechnungslösung XRechnung, um die elektronische Rechnungsstellung zu standardisieren und den Prozess zu beschleunigen.
Durch die Implementierung von E-Rechnungen konnte München die Bearbeitungszeiten für Rechnungen erheblich verkürzen und die Effizienz der städtischen Verwaltung verbessern. Außerdem hat die Stadt dadurch Papier und Ressourcen eingespart.
Düsseldorf
Düsseldorf hat die E-Rechnungslösung XRechnung eingeführt, um die gesetzlichen Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu erfüllen. Die Stadt hat Schulungen und Workshops für ihre Mitarbeiter organisiert, um die Umstellung auf E-Rechnungen zu erleichtern.
Durch die Implementierung von E-Rechnungen konnten bereits einige Verwaltungsprozesse optimiert und die Effizienz gesteigert werden. Die Stadt konnte auch die Kosten für Papier und Druck reduzieren und gleichzeitig die Umweltbelastung minimieren.
Frankfurt am Main
Frankfurt hat die Einführung von E-Rechnungen als Teil seiner digitalen Transformationsstrategie vorangetrieben. Die Stadt verwendet ein hybrides System, das sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD unterstützt.
Auch hier konnten klare Vorteile wie eine verkürzte Bearbeitungszeit und höhere Effizienz der städtischen Verwaltung festgestellt werden. Außerdem konnte die Stadt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen und die Verwaltungskosten senken.
Damit Sie diesem Beispiel der erfolgreichen Implementierung von E-Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung folgen können, hat die Locaboo Software ebenfalls alle notwendigen Standards umgesetzt.
Da die Digitalisierung von Rechnungen früher oder später sowieso zur Pflicht wird, bieten Ihnen unsere Experten umfangreiche Unterstützung. Bei Locaboo erhalten Sie einen Leitfaden zur Anwendung elektronischer Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung, damit auch Sie diesen wichtigen Schritt sicher gehen können.