Im gesamten öffentlichen Dienst, einschließlich der Bundes- und Landesbehörden sowie kommunalen Einrichtungen, wird die Nutzung der E-Rechnung ab 01.01.2025 gesetzlich verpflichtend.
Um von den positiven Aspekten elektronischer Rechnungen bestmöglich zu profitieren, ist es wichtig, diese von Anfang an richtig zu implementieren.
Für die Anwendung der elektronischen Rechnung in der öffentlichen Verwaltung müssen Städte und Kommunen genauso wie Unternehmen gewisse Voraussetzungen erfüllen. Dazu zählen:
Um E-Rechnungen zu schreiben, müssen sich alle Beteiligten an ein vorgegebenes Format halten. In diesem Zusammenhang haben Sie wahrscheinlich schon die Begriffe XRechnung und ZUGFeRD gehört.
XRechnung ist ein elektronisches Format, das speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Es nutzt XML, um Daten strukturiert und maschinenlesbar zu machen. Das heißt, es liegt keine visuelle Ausgabe vor.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) hingegen ist ein hybrides Format, das PDF und XML kombiniert. Das heißt, wenn Sie mit ZUGFeRD eine Rechnung erstellen, erhalten Sie eine PDF-Datei für die menschliche Lesbarkeit und eine eingebettete XML- Version für die maschinelle Verarbeitung.
Für das Erstellen und Senden einer E-Rechnung genauso wie für die gesamte Verarbeitung und Archivierung elektronischer Rechnungen ist die Auswahl der richtigen Software entscheidend.
Mit einer Software wie der von Locaboo, die alle Standards für E-Rechnungen erfüllt, stellt die Implementierung kein großes Hindernis mehr dar. Egal ob Sie sich für Locaboo oder eine andere Lösung für digitale Rechnungen entscheiden, die Software sollte die Erstellung, den Versand und die Verwaltung ermöglichen.
Darüber hinaus kann eine Finanzsoftware wie SAP oder DATEV elektronische Rechnungen effizient verarbeiten und archivieren. Und so sicherstellen, dass alle Finanzdaten nahtlos integriert und ordnungsgemäß gespeichert werden.
Tatsächlich bildet eine solide IT-Infrastruktur sozusagen das Fundament eines erfolgreichen, verlässlichen Systems für die Verwendung elektronischer Rechnungen.
Die Implementierung von E-Rechnungen erfordert robuste Hardware, um große Datenmengen zu verarbeiten und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Daher sollten Sie die bestehende Hardware überprüfen und gegebenenfalls aktualisieren. Sie benötigen:
Um der Implementierung von E-Rechnungen in den Arbeitsalltag nicht mehr skeptisch gegenüber eingestellt zu sein, müssen Sie die zahlreichen Vorteile gegenüber Rechnungen auf Papier verstehen.
Diese Tabelle zeigt deutlich, dass E-Rechnungen nicht nur aus ökologischen und ökonomischen Gründen vorteilhaft sind, sondern auch die Effizienz und Sicherheit im Rechnungswesen erheblich verbessern können.
Ein Thema, das wahrscheinlich vielen etwas Sorge bereitet, ist die (problemlose) Integration jeglicher Software oder Prozesse in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung in bereits bestehende Systeme. Denn gerade im öffentlichen Raum sind Buchhaltungs- und Finanzsysteme veraltet, was die Integration erschwert.
Wenn möglich, sollten moderne API-Lösungen genutzt werden, um nahtlose Kommunikation zwischen der E-Rechnungssoftware und den bestehenden Systemen zu ermöglichen.
Sollten Sie elektronische Rechnungsstapel für den Import und die Bearbeitung von Rechnungen verwenden, müssen diese angepasst werden. Genauer gesagt müssen diese bestehenden Rechnungsstapel zum Import der Rechnungen erweitert werden, um auch XML-basierte Dateiformate zu akzeptieren.
Mit den folgenden 7 essentiellen Schritten kann jeder die E-Invoicing Pflicht in Deutschland meistern:
Bewerten Sie die aktuellen Rechnungsstellungsprozesse, ermitteln Sie Schwachstellen und erkennen Sie Verbesserungsmöglichkeiten.
Entwickeln Sie anschließend einen detaillierten Plan für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Einschließlich eines Zeitplans, Zielvorgaben und Verantwortlichkeiten.
Stellen Sie sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben vom Betrieb erfüllt werden können. Dazu zählt auch die Überprüfung der Datenschutzbestimmungen und ob die Datenverarbeitung DSGVO-konform ist.
Entscheiden Sie sich für eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD unterstützt. Dabei handelt es sich um standardisierte Rechnungsformate, die für die Nutzung im öffentlichen und privaten Sektor empfohlen werden.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre IT-Infrastruktur dazu in der Lage ist, die E-Invoicing-Lösung durchzuführen. Falls notwendig, beschaffen Sie die erforderliche Hardware oder Software und konfigurieren Sie die Software danach entsprechend.
Bieten Sie Ihren Teammitgliedern umfassende Schulungen an, um sie mit den neuen Prozessen und der Software vertraut zu machen. Das Team muss sich im Umgang mit der E-Rechnungslösung so sicher fühlen, dass auch komplexe Situationen keine Probleme darstellen. Das Einrichten kontinuierlicher Support Systeme gibt zusätzliche Sicherheit.
Testen Sie die Schnittstellen zu bestehenden Systemen, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten. Führen Sie eine erste Testphase durch, um die Systemintegration ebenfalls zu überprüfen.
Ein Pilotprojekt mit ausgewählten Abteilungen oder Gemeinden hilft, die Prozesse zu testen und mögliche Probleme zu erkennen. Erweitern Sie die Implementierung schrittweise auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse.
Nach der Implementierung der E-Rechnung muss das System fortlaufend überwacht werden. So können Sie Ihre betriebsinternen Prozesse weiter optimieren und die Effizienz langfristig steigern.
Die Verwendung von E-Rechnungen ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung, der nicht nur als bloße gesetzliche Anforderung gesehen werden sollte.
Denken Sie an die vielen Vorteile wie beispielsweise mehr Umweltfreundlichkeit, gesteigerte Effizienz und geringere Kosten, um E-Rechnungen mit einer positiven Einstellung zu implementieren.
Unsere Experten erklären Ihnen gerne alle notwendigen Schritte und stehen Ihnen tatkräftig bei dieser Transformation zur Seite. Damit auch Sie diesem Wandel positiv gegenüber eingestellt sind und die Chancen, die sich daraus ergeben, erkennen können. Denn der Fortschritt ebnet den Weg einer nachhaltigeren, effizienteren Zukunft der Rechnungsstellung.