Im gesamten öffentlichen Dienst, einschließlich der Bundes- und Landesbehörden sowie kommunalen Einrichtungen, wird die Nutzung der E-Rechnung ab dem 01.01.2025 gesetzlich verpflichtend.
Diese Umstellung bringt tatsächlich zahlreiche Vorteile mit sich. Die Nutzung einer E-Rechnung kann zum Beispiel die Effizienz des Personals erhöhen, für erhebliche Kosteneinsparungen sorgen, bessere Nachverfolgbarkeit gewährleisten und einen wesentlichen Beitrag zum Umweltschutz leisten.
Allerdings stehen viele Teams vor der Herausforderung, E-Rechnungen korrekt zu implementieren und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Daher zeigen wir praktikable Lösungen für die größten Herausforderungen in diesem Zusammenhang auf.
Damit bei der Verwendung von E-Rechnungen keine Probleme auftreten, braucht es ein einheitliches Format. Tatsächlich ist ein standardisiertes Format entscheidend, um den Austausch der E-Rechnungen zu vereinfachen und Fehler zu minimieren.
Leider entsteht oft Verwirrung darüber, welches Format richtig ist und welche Komponenten in einer E-Rechnung enthalten sein müssen. Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, empfehlen wir daher, spezialisierte Programme wie XRechnung und ZUGFeRD zu verwenden. Dabei handelt es sich um die zwei bekanntesten Formate in Deutschland. Sie bieten beide klare Strukturen und standardisierte Felder, unterscheiden sich aber in einigen Punkten:
XRechnung ist das bevorzugte Format für den öffentlichen Sektor in Deutschland. Es ist rein XML-basiert und speziell dafür entwickelt, die Anforderungen des deutschen E-Government-Gesetzes zu erfüllen.
XRechnung ist streng standardisiert und muss bestimmte Datenfelder enthalten, um gesetzeskonform zu sein. Hierzu gehören unter anderem:
Dieses Format ist vielseitiger und kann sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor verwendet werden. ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten, was bedeutet, dass die E-Rechnung sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist. Es gibt verschiedene Profile (Basic, Comfort, Extended), die je nach Komplexität der Rechnung unterschiedliche Datenfelder umfassen. ZUGFeRD eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen, die eine einfache und flexible Lösung benötigen.
PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement Online und ist eine standardisierte Plattform, die dafür kreiert wurde, elektronische Rechnungen reibungslos länderübergreifend in Europa versenden und empfangen zu können.
Die Vorteile von PEPPOL sind klar. Eine E-Rechnung kann sicher und rechtswirksam per Mail versendet werden. Das einheitliche Protokoll des Projekts sorgt für bessere Kompatibilität verschiedener Systeme.
Außerdem gewährleistet das Netzwerk eine sichere Übertragung von Daten durch zertifizierte Access Points. Diese stellen wiederum die Integrität und Vertraulichkeit der übermittelten Informationen sicher.
Trotz dieser Benefits kämpfen viele mit der Implementierung und Nutzung des PEPPOL-Netzwerks. Zu den häufigsten Herausforderungen und dazugehörigen Lösungen gehören:
Probleme rund um die rechtlichen Aspekte bei der Nutzung von digitalen Rechnungen sind meist:
Hierfür gibt es zwei wesentliche Lösungsansätze:
Ein erfahrenes Compliance-Team überwacht die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und führt regelmäßige Audits durch, um sicherzustellen, dass alle Prozesse den Vorschriften entsprechen.
Außerdem können Compliance-Manager Beratung und Unterstützung für andere Abteilungen anbieten. So kann eher sichergestellt werden, dass alle Beteiligten die relevanten Vorschriften verstehen und einhalten.
Auch der Einsatz der richtigen E-Rechnungstools kann Sicherheit bieten. Denn automatische Updates beispielsweise sorgen dafür, dass die Software stets auf dem neuesten Stand ist und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Zusätzlich wird der Verwaltungsaufwand reduziert und Ressourcen gespart.
Auch die Themen Datenintegrität und Echtheitsverifizierung stellen viele Einrichtungen in der öffentlichen Verwaltung sowie Unternehmen vor einige Herausforderungen.
Konkret geht es darum, dass die Daten der E-Rechnung während der Übertragung und Speicherung nicht verändert werden und die Echtheit der E-Rechnung zu verifizieren.
Um sowohl die Validierung als auch die Verifizierung von E-Rechnungen zu meistern, braucht es Systeme, die digitale Signaturen unterstützen und über umfassende Validierungsfunktionen verfügen.
Denn eine digitale Signatur bestätigt die Identität des Absenders, damit der Empfänger die Rechnung sicher öffnen kann und nicht ablehnen muss. Und die Verwendung sogenannter Hash-Funktionen sorgt dafür, dass die Daten der E-Rechnung während der Übertragung nicht verändert werden. Jede Veränderung der Daten würde die Signatur ungültig machen.
Um die Vorteile der Digitalisierung vollständig nutzen zu können, müssen E-Rechnungen nahtlos in die vorhandenen Systeme eingebunden werden. Wie bereits kurz angesprochen, bereitet vor allem die Integration von E-Rechnungen in bestehende Systeme Sorgen.
Da gerade im öffentlichen Dienst viele Einrichtungen über komplexe, individuell angepasste und manchmal auch veraltete ERP- und Buchhaltungssysteme verfügen, lassen sich diese nur schwer integrieren. Unterschiedliche Datenformate und -strukturen können die Integration zusätzlich erschweren.
Locaboo bietet eine speziell entwickelte Softwarelösung, die eine nahtlose Einbindung von E-Rechnungen in bestehende Systeme ermöglicht. Kompatibilität, Implementierung und Zuverlässigkeit sind damit gewährleistet und stellen kein Problem mehr dar.
Es ist wichtig, sich frühzeitig und offen mit dem Thema E-Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung auseinanderzusetzen. Eine positive Einstellung gegenüber E-Rechnungen und die Bereitschaft, neue Technologien zu nutzen, sind der Schlüssel zum Erfolg.
Verabschieden Sie sich von den alten papierbasierten Prozessen und begrüßen Sie die Effizienz, Sicherheit und Genauigkeit der digitalen Rechnungsstellung. Locaboo unterstützt Sie auf diesem Weg, damit auch Sie voller Überzeugung damit arbeiten können.